嗨大家好~

我是FISH，是一位子彈筆記生活師

歡迎你來到我的部落格網站

這個網站主要分享「子彈筆記」的內容

FISH我要分享的是：

時間管理

你可以在子彈筆記上運用這些時間管理的技巧

今天我會分享我至今所學的時間管理

如果你不會子彈筆記也沒關係，不會影響到你學習時間管理

看完這篇文章，你可以學到:

• 時間管理的技巧、工具
• 拖延如何解決
• 一步一步可行的步驟
• 如何安排時間……等好多好多

說不定還會有其他而外的收穫喔~

看完之後就會發現時間和專注力、生產力脫離不了關係

準備好了嗎?

那我們開始吧!

時間管理：思維、觀念

首先想和你談談時間管理的一些觀念

不管你知道多少方法、技巧

沒有這些觀念也很難堅持下去

就像我們學習數學一樣

基礎觀念打好

後續做題目就比較容易

我們會做出什麼行動，都是因為我們的想法、思維所影響

我會介紹4個思維讓大家認識

如果你有任何想法

也請不要吝嗇，歡迎在下方留言你的想法喔~

這四個思維是：

• 不是每件事情都很重要
• 不要完美主義
• 方向的重要性
• 時間是你最寶貴的資源

不是每件事都很重要

我們平常都有許多的任務、事情

但這些事情真的都很重要嗎?

我們常常掉入「很忙、很多事情，就等於很有生產力」的迷思中

但實際上

並不是越多事情的人就越厲害

而是生活失控

因為我們任由這些事情佔據珍貴的時間

所以才會導致時間不夠用

重要的是找出重要、有意義的任務

並專注於這些任務

不重要的任務你可以委託給他人

或是當初就拒絕、說「不」

把不重要的事做得很好，不會讓事情變重要。花很多時間才能做好，也不會讓事情變重要

你需要時常思考：

• 做完這個任務，其他任務會變簡單嗎?
• 這個任務可以幫助我達到目標、夢想嗎?
• 這個任務能夠產出多大的效益?

這樣你會漸漸地抓到分辨任務的感覺

主動的思考、判斷任務，而不是被動的接受許多任務，最後把自己搞垮

不要完美主義

你是不是有過以下類似的經驗：

已經規劃好進度、時間，卻因為自己分心、突發事情而導致後續的計畫全打亂，心思全沒了

讀書計畫進度安排好，隔天卻睡過頭

原本興致勃勃，卻因為睡過頭讓興致都消失了

我們為自己計畫好時間、行程，卻因為突然的事情、意外

讓自己無法完成自己所規畫好的時間，放棄了原有的計畫

一整天下來，許多時間都消失掉了

這邊要告訴你的就是：

計畫永遠不會完美

也不可能每天都能完美的執行

不要一、二次的小失敗，就放棄後續的計畫。

你應該回頭檢視計畫，哪邊需要調整? 哪些事可以避免的?

我們都是人，不是機器

一定沒辦法完完全全按造規劃好的時間走

所以不要因為一點點的小挫折，就放棄時間管理

比完美更重要的是進步

方向很重要

方向可以幫助你避免浪費時間

為什麼呢?

想想看：

你努力做著這個任務，但這個任務根本和目標毫無關係

那你幹嘛還花時間做這個任務呢?

如果你還不知道你的目標方向，那要怎麼確定你現在做的任務可以在未來幫助到你?

當你有了一個明確、具體的目標，就可以清楚的知道該做哪些事來幫助到你達到目標、夢想

所以又回到第一點「不是每件事都很重要」

明確的目標可以幫助你進一步的篩選任務，找到真正重要的事，避免走許多彎路，浪費許多時間

時間有限，多多把時間留給自己

你知道嗎?

時間是有限的，時間一直在幫你倒數

跟金錢比起來，金錢事無限的，可以一直賺

但你可以賺時間嗎?

我們太常花時間去追逐金錢，卻沒有想到時間正在一點一滴的流逝

失去了和家人相處的機會

失去能夠做自己所愛的事情

然到不後悔嗎?

所以，我們更要管理好自己的時間

這是你自己的時間，由你決定如何使用

而不是將所有時間都用在賺錢、工作上

試著將時間留給自己，做出不後悔的決定

希望透過這四個觀念能改變你對時間管理的看法

那接著繼續學習一些時間管理的技巧

時間管理：技巧

接著來分享我整理出來和我所知道的時間管理技巧

你可以在以下技巧中挑幾個試試看

看適不適合你

如果你有其他很酷的技巧

趕快到下面留言分享吧~

設定截止時間

第一個技巧：替你的任務設定截止時間

我們總是把事情拖到最後一刻才完成

作業前一刻完成

上司交代事項前一天完成

這就是有名的「帕金森定律」

試著替你的任務設下截止日期

但千萬不要設定一個太長的時間

不然又會犯「到最後一刻才完成」的毛病

假如上司給你5天的時間

那就想像一下上司只給你2天的時間

讓自己覺得這個任務真的只有2天的時間完成

運用工具

現在有許多的工具可以幫助你做規劃和管理

像是google行事曆、notion….等

透過工具幫助記憶，讓你的大腦不用一邊記東西一邊思考事情，釋放壓力

而我是透過子彈筆記來規劃我的時間和要做的事情

如果你還不知道該使用那些工具

等等會介紹幾個我使用過的工具來給你參考

時間象限

有在研究時間管理的你

應該很常看到這張圖

這是時間象限圖

將任務分成4類：

1. 重要且緊急
2. 重要但不緊急
3. 不重要但緊急
4. 不重要且不緊急

透過分類來幫助自己分配時間、任務

如此一來就可以清楚的知道任務的優先順序

我們應該專注第一、二象限的任務；第三、四象限的任務可以委託給他人，或是在被委託時拒絕

延伸閱讀：時間四象限，在子彈筆記上使用時間象限，主動篩選任務，遠離瞎忙人生

事先規劃

事前規劃可以幫助我們的大腦避免過度做決策

如果當天才在思考要做些什麼

很容易因為一邊思考一邊處理其他事情而讓腦袋打結

甚至睡一晚後就忘記一些任務

導致任務漏東漏西

大腦是用來思考，而不是用來記憶

建議前一天晚上就先想好明天要處理的事情、順序等

到了當天一看就可以清楚的知道要幹嘛

即使有其他事情亂入

也不至於導致大腦打結

我自己有都是會在睡前想想明天需要做些什麼事

並寫在子彈筆記上

這樣一來，我可以把大腦許多想法、任務都交給子彈筆記

睡覺時也比較不會想東想西，導致失眠

規律作息

規律的作息真的很重要

不僅對健康好

時間的安排也會比較容易

每天的作息不固定

不知道幾點才起床

那你要怎麼安排好時間呢?

環境

環境的影響真的很大

在吵雜的環境、同事談笑的環境、手機信箱的通知聲……等

你還能夠專注地運用時間嗎?

我想很困難

我們容易被環境影響，導致時間流失掉

可是環境很難控制

要完全處在能夠專注時間的環境非常困難

所以只能減少一些環境的影響

你可以戴上耳機(如果可以的話)隔絕外在聲音

將手機放在抽屜

或是用告示牌告知他人這段時間不要打擾….等

其實有很多種方法可以減少環境影響

只要你願意嘗試去做

一定會有效果

了解自己的黃金時段

每個人都有屬於自己的黃金時段

在這個時段的效率很高、思緒清楚、最多活力

如果在這段時間處理一些較困難的任務

可以大大降低任務的難度

進而達到節省時間的效果

但要找出自己的黃金時段需要時時刻刻注意自己的狀況

經過長時間的注意和觀察

才能找到自己的黃金時段

FISH也正在尋找自己的黃金時段

所以不要因為沒辦法馬上找到就放棄

安排休息時段

有一句話大家一定有聽過：「休息是為了走更長遠的路」(減肥是為了吃更多的食物??)

我們的意志力、專注力沒辦法一直保持

需要一段時間的休息

才會恢復到原本的狀態

所以當你開始會放空、無法集中時

試著休息個10分鐘

不要認為停下休息就會浪費時間

停下休息是為了讓你更快回到最好的狀態

如果帶著疲憊的狀態去面對任務

你覺得效果會好嗎?

效果不好，時間是不是就浪費掉了?

這裡要注意的是休息不是玩樂

不要把休息時間玩遊戲

因為遊戲、社群會一直吸引我們的注意力(不然為什麼專注一段時間就想滑手機)

當你一直切換社群、遊戲時

你的注意力殘留會更嚴重

你可以閉眼休息、冥想，或是到處走走，動一動身子

這些都是很好的休息

主題日

主題日是什麼呢?

簡單的來說，就是替每個星期設下主題

以FISH我為例

• 禮拜一：社群製作日(製作貼文、處理一些關於社群的東西)
• 禮拜二、三：產品日(製作產品、研究產品)
• 禮拜四：靈感蒐集日(蒐集一些靈感)
• 禮拜五：行銷日(將內容分享出去、寄信)
• 禮拜六、日：學習日(學習一些新事物)

你也可以替自己設下主題日

當天最最重要的任務就是先處理主題日的內容、任務

剩下時間再處理其他事情

5秒法則

5、4、3、2、1

開始行動!!!

這就是5秒法則，不用意外，就這麼簡單

倒數完就馬上動作

如果你常常拖延、遲遲無法開始，你可以試試看5秒法則

如果想多了解一些5秒法則，你可以：

5秒法則-TED演講

《五秒法則》TED最夯的高效行動法，以及缺少的那塊拼圖

80/20法則

80/20法則指的是大多數的結果是由少數的行動所導致的

舉例來說：

• 80%的財富來自於20%的人
• 80%的業績來自20%的客戶
• 80%的結果來自20%的行動

要注意的是80/20這個數字不是絕對的

只是大家常常用80/20來說明這個法則而已

我們可以透過80/20法則套用在時間管理上

幫助我們找到可以將時間、成果最大化的任務上

你可以自問：「完成這件任務可以幫助我節省多少時間、可以產生多少的成效?」

不要多工，專心做一件事

不要同時間做很多事情，當下就好好專注在一件事情上

我們當下處理事情的大腦可用容量稱為「注意力空間」

注意力空間無法同時塞下2種複雜任務

就是無法同時做2件複雜的任務

頂多只能同時做一件複雜任務加上一件習慣

或是同時做多種習慣

所以當你專心做一件任務時

可以達到高成果和少時間

而不是同時做兩件事，結果兩件事都做不好，導致許多時間的浪費

同時抓兩隻兔子，一隻都抓不到

相關書籍：《成功，從聚焦一件事開始》《極度專注力》

番茄工作法

我們在時間管理中，很容易聽到番茄工作法

番茄工作法簡單來說就是每處理任務25分鐘休息5分鐘，4次循環後休息30分鐘

使用番茄工作法有一些地方需要注意，像是環境的影響、休息的狀況

先說說環境的影響

環境的不確定因素太大了，我們能做的就是盡可能減少分心

你可以戴上耳機減少外部干擾

或是用一些小小告示牌提醒其他人這段時間暫時不要打擾等等

就多多嘗試不同的方法去捍衛你的時間

至於休息

很多人休息得時候都是滑手機

但研究顯示，滑手機不會讓我們的大腦放鬆，反而會增加負擔

因為手機上的誘惑比環境的誘惑還多，再加上短時間許多APP的快速切換

注意力殘留會更嚴重，所以建議你在休息時可以冥想、拉拉筋、到處走走、閉眼休息

延伸閱讀：番茄工作法結合子彈筆記，管理時間和注意力，生產力up! (施工中)

GTD

GTD這個方法是從《搞定！：工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟》一書而來的

是Getting Things Done的縮寫

主要有5個步驟，分別是:

• 捕捉: 將所有的任務、事情通通找出來
• 理清: 將所有任務、事情做分類
• 整理: 規劃事情接下來該如何行動、大致上該怎麼處理、什麼時候完成，並紀錄在合適的位置
• 回顧: 定期追蹤任務和事情的進度，看看是否偏離軌道
• 執行: 透過評估來決定現階段該如何去執行、處理，並專注處理任務

透過將任務分類、安排來達到效率最大化

進而省下許多時間

我有一篇文章介紹如何使用GTD並使用在子彈筆記上

有興趣的你可以看看：GTD子彈筆記，如何在子彈筆記上使用GTD，讓你的時間管理更上一層樓，甚至管理好你的生活

看到這邊不難發現時間和注意力、生產力有著密不可分的關係

當你越專注，所處理任務的時間就會減少

時間變多後，能做的事情變多，效率也會逐漸變高

時間管理：工具

接著要來和你分享一些時間管理的工具

你可以每一個都試試看

找到適合自己的方式

如果你有其他更好用的工具，也歡迎和大家分享喔

子彈筆記

首先，當然要介紹我們的網站主題「子彈筆記」

子彈筆記也是我最常使用的工具

也是唯一一個幫助你遠離科技的工具

如果要我用一句話形容子彈筆記

我會說：「主導生活，開始設計你的人生旅途」

這也是我的slogan

子彈筆記不單單可以管理時間

還可以追蹤習慣、釋放大腦亂糟糟的思緒、提高專注力、紀錄生活中的一切

甚至可以結合許多不同的事情

像是理財、生理期紀錄、學習、心情抒發……等

子彈筆記讓你更加了解自己，甚至開始設計自己的人生

這邊可能會有疑問

科技現在這麼發達，為什麼要選一個紙筆、手寫的工具呢?

那這邊我想先問你一個問題：

「是你在運用科技，還是被科技掌握?」

你想想看科技雖然帶來我們許多的方便

但也讓我們越來越難專注

一拿起手機，1、2個小時就消失掉了

或是動不動就想拿起手機看看有沒有新的消息，就算沒有訊息也會這樣做

這邊不是說科技不好，而是說大部分的人還不會運用科技，讓科技任意的掌握自己的注意力

所以使用子彈筆記可以讓我們暫時遠離科技、專注在當下，避免時間的流逝

如果你還想多多了解子彈筆記有那些好處

可以看看這篇：原來子彈筆記這麼強大，10個子彈筆記好處，你絕對想不到子彈筆記可以這樣運用

但子彈筆記不是完美的，還是有它的缺點

像是無法開啟網站連結(廢話)、本子累積一定的量會很佔空間、無法設密碼安全性低的問題等線上問題

畢竟世上沒有完美的答案，只有適合自己的方式

如果你也想認識子彈筆記，或是想開始子彈筆記

你一定要看看這篇：【內附基本模板】如何在10分鐘內學會子彈筆記，子彈筆記入門，一步一步開始你的子彈筆記生活

Forest 專注森林

這是一個APP，讓你避免被手機影響

當你打開這個APP，並開始種樹後

你就不能離開這個APP

只要一離開，你種的樹就會死翹翹

讓你不會被訊息、遊戲種種誘惑影響

Forest 專注森林也有電腦版的

你可以設定網站黑名單

只要當你使用這些黑名單網頁

你種的樹就會死掉

我自己在寫文章時都會使用Forest 專注森林

在《極度專注力》一書裡有研究顯示我們每一個工作天平均會在電腦應用程式之間切換566次

這個數字真的非常驚人

代表我們常常無意識的去開啟新分頁、臉書、Youtube、社群……等

也因為我們會無意識的做這些舉動，所以更要去覺察當下的狀況

透過Forest 專注森林來幫助自己在一段時間內就好好的專注，不要到處亂逛網頁

延伸閱讀：【Forest】專注森林，保持專注不分心，培養高效生活習慣

潮汐

潮汐也是一個APP，和Forest 專注森林一樣

功能大同小異

可以規定專注時間、一樣也有電腦版，也有黑名單網站的功能

最大的差異是他的音樂

他的音樂是提供會讓人專注的白噪音

讓我們夠快進入狀況

APP上也會給一些今日佳句

讓你的一天更有動力

基本上只要從潮汐和Forest 專注森林中選一樣來使用就可以

你可以先試試看

看哪一個比較適合你

Notion

Notion是一個強大的生產力工具

但是我還是不太會使用哈哈

Notion可以做的事情很多

像是時間管理、專案規劃、進度追蹤……等，好處很多

但有個缺點就是需要摸索很長一段時間

學習曲線較陡，前期適應期很長

如果想要快速上手的話

建議上一下課來學習，像是「Notion實戰課程，打造專屬數位工作術」就還不錯

便宜而且內容豐富，從基礎到進階通通交給你

但這邊還是先建議看免費教學，先自己摸索並使用看看，試一下水溫

等確定自己適合這個生產力工具時再去學習更進階的應用

延伸閱讀：子彈筆記和Notion哪個好，時間管理、做筆記，到底要用子彈筆記?還是Notion?告訴你我的心得

以上就是我認為你可以嘗試使用的工具，希望有幫助到你

如何安排時間

看了這麼多的技巧、工具，那要怎麼安排時間呢?

所以就來分享我的作法和一些想法給你參考

首先，你要有一個明確的目標

這樣你才知道該往哪裡前進，安排任務和時間時會比較容易

如果你還沒有明確的目標，可以想想看你對甚麼有興趣、哪些不喜歡

之後多多嘗試你有興趣的任務，慢慢你就會找到一個方向

我自己也是通過不斷的嘗試和摸索，才逐漸有個方向

這個過程會很漫長，但千萬不要急

多去留意身旁的機會，你也可以找到你的方向、目標

有了目標之後

FISH我會在前一天結束時規劃明天的待辦清單

挑選最重要的3件事，並優先專注在這3件事情上

當處理完這3件事情後，再去處理其他雜事

而這3件事必須可以幫助你達到你的目標

這邊你可以使用80/20法則來幫助自己判斷任務的重要性

我本身不會安排甚麼時間做什麼事情

只要當天完成最重要的3件事，就代表當天很有效率

如果你有需要安排時間的需求，那我推薦以1小時為單位去安排

還有不要排得太緊湊，一定要預留緩衝的時間

當有突發的事情時，才可以從容地面對

最後，一定要定期檢視你的進度和你的方向是否有偏離軌道

並適時的修正調整

這邊整理一下安排時間的步驟：

1. 先了解你要去的方向，也就是目標
2. 透過一些技巧來規劃時間，像是每天重要的3件事、番茄工作法、GTD…等
3. 使用工具輔助記憶，不要完全相信你的大腦可以記下所有事情，試著將事情記錄到工具上，減輕大腦的壓力
4. 定期檢視並修正調整

在規劃時間中，你會不知道要用什麼方式安排時間

沒關係，方式沒有最好的，只有適合你自己的

所以你應該多多去嘗試不同的方式

找到你自己用的最上手的技巧

這樣一來，你就可以學會如何安排時間了~

如何解決拖延，照著時間計劃走

會拖延的真正原因就是：「其他外在因素比你應該需要做的事情還要有吸引力」

就像是你要讀書用功，但是會不知不覺拿起手機

這是因為手機比讀書還要有趣

所以我們可以通過2個方式來幫助你解決拖延

第一：讓周遭環境沒有吸引力

先來說說第一個方式

簡單來說就是把讓你分心的事物消失

像是把手機放到其他房間、抽屜

把通知暫時關掉，或是戴上耳機，隔絕周圍的聲音等等

盡可能減少分心的事物

你就越容易開始專注不拖延

第二：把要做的事變得比較有吸引力

當你要做的事情變有趣時

你會更有動力去執行

你可以這樣做：當你完成任務時，就可以獲得這個小獎勵

像是買一杯飲料、出去走走之類的

但要注意的是獎賞不能跟任務衝突

舉例來說：

當你運動完給自己犒賞一下

你可以賣一瓶運動飲料

但千萬不要吃高熱量食物

不然你努力運動都白費掉了

那如果你還是無法照著時間計畫走

你就需要觀察自己為什麼無法照著計劃走

像是會分心、有突發事情干擾……等

這樣你才能對症下藥的解決原因

如果知道原因但很難一時改變該怎麼辦呢

這邊我建議你可以將行動區分不同難度

比如說你的問題是因為手機而分心

那你可以大致上分成這樣：

1. 等級一：將螢幕朝下放置
2. 等級二：關掉通知
3. 等級三：把手機放到看不見的地方

就是將行動設定不同的難度

循序漸進的練習

不僅像是打怪一樣，有不同的難度

還可以幫助你在剛開始時，比較不會抗拒

是不是學會自律就會時間管理

我從《成功，從聚焦一件事開始》這一本書中了解

其實，那些看起來自律的人根本沒有自律

他們只是「習慣」做這些事情，讓你以為很「自律」

為甚麼會這麼說是因為：我們的一天有40%的行為是由習慣導致的

當你常常接觸一件事情

自然而然成為習慣

你就不需要很痛苦地做這些事情了

像是你剛開始學腳踏車一定覺得很困難，會一直摔倒

但是當你一直練習、接觸

不僅學會騎腳踏車，還可以得心應手

這是因為騎腳踏車對你來說就像喝水一樣

已經屬於習慣了，所以當然不會覺得困難

剛開始自律一定會覺得很困難，但是當你漸漸養成習慣

讓你習慣「自律」這件事，一切都會變簡單

延伸閱讀：原子習慣，在子彈筆記上建立一套習慣養成系統，30分鐘快速教學，開始新習慣生活

結語

時間管理有很多種方式，重要的是根據自己的能力需求做設計規劃和調整

沒有完美的方式，只有適合自己的時間管理 (不管是成效、負荷…等)

如果這篇文章有幫助到你，歡迎在下面和FISH分享你的想法和心得

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下面資源你也可以參考看看喔~我覺得滿值得的~

我剛接觸子彈筆記時的書: 子彈思考整理術

我覺得這個課程還不錯，滿值得的，你可以參考看看: Hahow-兩小時學會子彈筆記：訂製專屬你的高效生活

其他更多子彈筆記的文章:子彈筆記文章

主導生活，開始設計你的人生旅途🐟

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我也會認真地製作每一篇文章

希望大家都可以更加認識子彈筆記