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時間四象限,在子彈筆記上使用時間象限,主動篩選任務,遠離瞎忙人生

嗨大家好~

我是FISH,是一位子彈筆記生活師

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今天這篇文章FISH會分享:

時間四象限

這篇文章會教你如何在子彈筆記上使用時間四象限

幫助你篩選任務,讓你的時間用在有意義的事情上

準備好了嗎?

那我們開始吧~

時間四象限是什麼

時間四象限又叫做十字法則、艾森豪威爾法則,是由一名美國的管理學家史蒂芬•柯維(Stephen R. Covey)提出的

依照重要程度和緊急程度,分成四的區塊,也就是四個象限

透過這四個象限來分辨任務的優先順序

  1. 重要又緊急
  2. 重要但不緊急
  3. 不重要但緊急
  4. 不重要又不緊急
時間四象限
時間四象限

現在就來一一和你介紹每個象限

時間四象限:重要又緊急

重要又緊急的事情有哪些呢?

就是你當下需要花最多精力去處理的事情

緊急當然不用說,就是快到截止時間的事情,或是攸關生命的情況……等

關於重要性,每個人的標準都不一樣

有的人覺得先處理簡報比較重要,有的人覺得先與他人討論比較重要

這都沒有一定的對錯

應該要詢問自己:「這件事真的很重要嗎? 不做會怎麼樣? 做了之後能帶來多少效益?

透過不斷的自問自答,來幫助自己判斷重要性的真假

時間四象限:重要但不緊急

重要但不緊急的事情指的是中、長期的規劃

像是買房需要做功課、準備頭期款、看房……較多的安排

雖然不是馬上就要處理完,但也不能什麼都不做

否則當所有事情累積再一起,很容易變成一大堆緊急又重要的事情,讓自己無法負荷

在這個象限最重要的是「計劃

將你的目標拆分成許多小目標,並將這些小目標做安排

慢慢的行動、慢慢地往目標前進

時間四象限:不重要但緊急

這裡可以是當天的一些雜事、突然的來訪、干擾……等

有些時候我們會因為緊急而忽略它的重要性

像是主管突然麻煩你做這件事,你就馬上停下手邊的工作,做主管剛剛交代的事情

你有沒有發現,剛剛你是被動地接下任務,沒有經過主動思考和篩選

當你主動地去思考任務的重要性後,就會發現有些事情根本不用你去做

在這個象限最重要的是「觀察、分辨

當你可以清楚的分辨後,你就不會被動地接下任務,讓自己的工作越來越多、時間越來越少

而是管理好自己的任務,做出最好的安排和行動

把不重要的事情做好,不會讓事情變重要,只是浪費你更多的時間

時間四象限:不重要又不緊急

不重要又不緊急的事情就像是耍廢、打遊戲等,雖然可以讓你感到快樂,但實際上對你的沒有多大的益處

這些事情不是說都不能做,而是要避免過量

偶爾的耍廢不會怎樣,如果你都不會耍廢,FISH會覺得你很神奇XD

現在對時間四象限都有一定的了解後,接下來要和你分享如何使用時間四象限、該怎麼規劃、行動和步驟

如果你對其他時間管理有興趣,你一定要看看我辛苦整理的這篇文章:時間管理,最完整懶人包分享,1小時快速了解時間管理技巧、工具、思維,讓你的時間最大化

如何使用時間四象限

接著和你分享時間象限該怎麼使用

時間象限雖然幫助我們分類任務,但是單單分類任務還不夠

我們需要進一步行動,在正確的時間做正確的事情

所以我將整個規劃流程分成3個步驟:

  1. 將所有任務從大腦釋放
  2. 使用時間四象限分類任務
  3. 安排行動

按照這3個步驟,你就可以更加管理好你的任務和時間

1.將所有任務從大腦釋放

這一步就是將你腦中所有的任務記在其他工具上

讓你的大腦不用記東記西,甚至還忘記東西

想想看你現在手邊有哪些工作? 回想一下,之前還有哪些任務還沒做? 未來需要處理那些事情?

把所有事情記到筆記本、記事本、備忘錄上

這一步的目的就是讓你清楚的知道你手中所有的任務有哪些

並讓大腦釋放壓力,能夠專心的思考任務該怎麼做安排

2.使用時間四象限分類任務

現在你已經把所有的任務都列出來了

接著使用時間四象限來分類任務

你可以透過問問題的方式來幫助自己將任務放在合適的象限中:

  1. 做了這個任務後,會有怎麼樣的影響? 產生多少的益處?
  2. 不做這個任務,會有怎麼樣的影響?
  3. 做了這個任務可以幫助我達到目標嗎? 我可以學到東西嗎?
  4. 短期、長期能帶來怎麼樣的成果?

你也可以多從不同的方向思考,幫助自己分類任務

分類完就可以進到最後一個步驟了

3.安排任務

最後一步就是把分類好的任務做好「合適」的安排和規劃

不管是哪個象限的任務,我們一定都會遇到

所以最好的方式就是在合適的時間做正確的事情

在工作時間,就好好處理工作上的重要任務

下班回家後,就不要再想工做的事情,好好地陪伴家人

簡單的3個步驟,就可以增加你對任務的規劃和時間的管理

在子彈筆記上使用時間四象限

現在就來和你分享如何在子彈筆記上使用時間四象限,幫助自己分類任務和規劃時間

這次使用「弗蘭肯日誌(franken log)」的方式和時間象限結合

建議你可以先看我寫的「弗蘭肯日誌(franken log)」文章,這樣會比較好了解後續的分享

最後的群組會長得像這樣,你可以把它當作月誌使用

但他會比一般的月誌效果更好、功能強大

時間四象限
時間四象限

主要就是在弗蘭肯日誌中添加時間象限的功能,進一步的分辨任務、篩選重要性

時間四象限
時間四象限

結語

時間四象限這個方法可以幫助我們進一步的主動思考

而不是被動地接下許多任務,完全沒有思考

當你經過了思考後,你看待任務的角度就會不一樣

如果這篇文章有幫助到你,歡迎在下面和FISH分享你的想法和心得

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我剛接觸子彈筆記時的書: 子彈思考整理術

我覺得這個課程還不錯,滿值得的,你可以參考看看: Hahow-兩小時學會子彈筆記:訂製專屬你的高效生活

其他更多子彈筆記的文章:子彈筆記文章

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希望大家都可以更加認識子彈筆記

fish

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